Der Rückruf frisst den Abend
Fünf Nachrichten auf der Mailbox bedeuten fünf Rückrufe nach Feierabend – bei denen die Hälfte der Leute nicht mehr rangeht.
KI-Telefonagent für kleine und mittelständische Betriebe
Das Telefon klingelt. Auch wenn gerade niemand rangehen kann.
Ihre Leute sind auf der Tour, auf dem Dach oder im Winterdienst unterwegs – und währenddessen läuft der Anrufbeantworter voll. Der KI-Telefonagent nimmt ab, erfasst worum es geht und gibt die Information sofort dorthin weiter, wo sie hingehört.
Eingerichtet, betreut und weiterentwickelt von mir. Sie zahlen einen monatlichen Betrag – kein Entwicklungsprojekt, keine eigene Technik im Haus.
Ihre bestehende Rufnummer bleibt · Verarbeitung in der EU · jederzeit wieder abschaltbar
Was verpasste Anrufe wirklich kosten.
Nicht jeder unbeantwortete Anruf ist ein verlorener Auftrag. Aber jeder erzeugt Arbeit an anderer Stelle – und die fällt meistens abends an.
Informationen gehen verloren
Was am Telefon besprochen wurde, steht auf einem Zettel im Auto oder gar nirgends. Beim nächsten Mal fragt jemand anders dasselbe noch einmal.
Dringendes fällt nicht auf
Zwischen Werbeanrufen und Routinefragen geht der eine Anruf unter, der sofort jemanden gebraucht hätte.
Anwendungsfelder
So sieht das in Ihrer Branche aus.
Der Agent wird auf Ihren Betrieb eingestellt: Ihre Objekte, Ihre Zuständigkeiten, Ihre Formulierungen.
Winterdienst
Sonntag, 4:20 Uhr: Ein Hausverwalter meldet, dass ein Eingang komplett vereist ist.
Der Agent nimmt ab, erkennt das Objekt im Bestand, fragt nach ob Gehweg oder Zufahrt betroffen ist und stuft die Dringlichkeit ein. Die Disposition bekommt die Meldung in Stichpunkten aufs Handy – nicht der ganze Betrieb wird geweckt.
Hausmeisterdienst
Mieterin ruft an: Im Treppenhaus ist seit zwei Tagen das Licht defekt.
Der Agent nimmt Objekt, Stockwerk und Erreichbarkeit auf. Daraus wird ein Vorgang am richtigen Objekt – ohne dass jemand abends noch etwas abtippen muss.
Werkstatt und Fuhrpark
Fahrer meldet unterwegs einen Schaden am Streufahrzeug.
Der Agent erfasst Fahrzeug, Art des Schadens und ob das Fahrzeug noch einsatzfähig ist. Werkstatt und Disposition werden gleichzeitig informiert, damit die Tour umgeplant werden kann.
Garten- und Landschaftsbau
Anfrage nach einem Angebot für die Pflege einer Wohnanlage.
Der Agent nimmt Ansprechpartner, Objektgröße und gewünschten Leistungsumfang auf. Die Anfrage landet strukturiert im Postfach – nicht als „Bitte zurückrufen“ ohne Kontext.
Ablauf
Von der Entscheidung bis zum ersten Anruf.
Kein Entwicklungsprojekt, keine Umstellung im Betrieb. Sie behalten Ihre Rufnummer und richten lediglich eine Umleitung ein.
- 01
Gespräch
30 Minuten: Wer ruft bei Ihnen an, und was soll danach passieren?
- 02
Einrichtung
Ich baue den Agenten und die Weiterleitungen – Sie müssen nichts installieren.
- 03
Testlauf
Sie rufen selbst an und hören, was Ihre Kunden hören werden.
- 04
Umleitung
Sie schalten die Rufumleitung frei – ab da nimmt der Agent ab.
Preise
Ein monatlicher Betrag – planbar von Anfang an.
Ein monatlicher Betrag, in dem Einrichtung, Betrieb und Betreuung enthalten sind. Jedes Paket enthält ein festes Gesprächsminuten-Kontingent – so bleibt der Preis für Sie planbar.
Annahme
ab 149 €pro Monat
Für Betriebe, die vor allem erreichbar sein wollen, wenn niemand ans Telefon kann.
- Agent nimmt an und erfasst das Anliegen
- Zusammenfassung per E-Mail an eine Stelle
- Ansage und Gesprächsführung auf Ihren Betrieb eingestellt
- Inklusivminuten je Monat, danach Minutenpreis
Meist gewählt
Verteilung
ab 249 €pro Monat
Wenn Anrufe je nach Anliegen an unterschiedliche Stellen im Betrieb gehören.
- Alles aus „Annahme“
- Automatische Verteilung an mehrere Stellen
- Objekt- und Kundenerkennung aus Ihrem Bestand
- Einstufung nach Dringlichkeit, Notfälle getrennt behandelt
- Größeres Minutenkontingent
Verzahnt
auf Anfrage
Wenn aus dem Anruf direkt ein Vorgang in Ihrer Software werden soll.
- Alles aus „Verteilung“
- Anbindung an Ihre bestehende Software
- Bei ObjektDispo: Aufgabe direkt am richtigen Objekt
- Rückfragen des Agenten anhand Ihrer echten Daten
- Individuelle Auswertungen zum Anrufaufkommen
Wie der Preis zustande kommt: Alle genannten Beträge sind Beispielwerte zur Orientierung. Der tatsächliche Preis richtet sich nach dem Umfang – wie viele Anliegen der Agent abdecken soll, an wie viele Stellen verteilt wird und wie viel telefoniert wird. Jedes Paket enthält ein festes Minutenkontingent; darüber hinausgehende Gesprächsminuten werden zu einem vorab festgelegten Preis abgerechnet. Beides steht im Angebot und wird im Vertrag verbindlich festgehalten.
Rechtlicher Rahmen und Datenschutz
Transparent am Telefon, geregelt im Vertrag.
EU AI Act · Artikel 50
Der Agent gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen.
Seit dem 2. August 2026 gilt die Transparenzpflicht des EU AI Acts: Wer mit einem KI-System interagiert, muss darüber informiert werden – es sei denn, es ist offensichtlich. Am Telefon ist es das ausdrücklich nicht, die Ansage ist deshalb Pflicht. Verstöße gegen die Transparenzpflichten sind mit erheblichen Bußgeldern bewehrt. Bei jedem Agenten, den ich einrichte, steht der Hinweis am Anfang des Gesprächs – ohne dass Sie daran denken müssen.
DSGVO
Verarbeitung in der EU, vertraglich geregelt.
Sprachverarbeitung und Automatisierung laufen auf Infrastruktur innerhalb der EU. Über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Auftrag schließen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab – das ist Teil des Vertrags, kein Zusatzposten. Ob und wie lange Gespräche gespeichert werden, legen Sie fest. Eine Aufzeichnung von Telefonaten setzt in Deutschland die Einwilligung der Beteiligten voraus; wenn Sie das möchten, richten wir die Einholung sauber ein – ansonsten wird ausschließlich mit der Zusammenfassung gearbeitet.
Häufige Fragen
KI-Telefonagent – kurz erklärt.
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
+
Nein. Sie behalten Ihre bestehende Rufnummer und richten lediglich eine Rufumleitung ein – wahlweise bei besetzt, nach einigen Sekunden ohne Annahme oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten. Es wird nichts portiert und nichts umgestellt. Wenn Sie den Agenten nicht mehr wollen, schalten Sie die Umleitung ab und alles ist wie vorher.
Merken meine Kunden, dass da eine KI dran ist?
+
Ja – und das ist gesetzlich auch so vorgeschrieben. Der Agent sagt zu Beginn, dass er ein digitaler Assistent Ihres Betriebs und eine KI ist. Die Erfahrung zeigt, dass Anrufer damit gut umgehen, solange das Gespräch zügig zum Punkt kommt und sie nicht in einer Schleife landen.
Was passiert, wenn der Agent nicht weiterweiß?
+
Dann macht er genau das, was Sie vorgeben. Üblich sind zwei Wege: Er nimmt das Anliegen auf und kündigt einen Rückruf an, oder er stellt bei bestimmten Stichworten direkt an eine hinterlegte Nummer durch – etwa bei einem Notfall. Was ein Notfall ist, legen Sie fest.
Kann der Agent auf unsere Objekte oder Kunden zugreifen?
+
Ab dem mittleren Paket ja. Der Agent gleicht die genannte Adresse mit Ihrem Bestand ab und kann dadurch gezielter nachfragen und richtig zuordnen. Welche Daten er dabei sieht, wird vorher festgelegt – nicht mehr als für das Gespräch nötig ist.
Wie schnell läuft das?
+
Ein Agent für das erste Paket steht in der Regel innerhalb weniger Werktage. Aufwendiger wird es, wenn Objektdaten angebunden oder Vorgänge in bestehende Software geschrieben werden sollen – das besprechen wir im Erstgespräch konkret.
Was, wenn plötzlich viel mehr Anrufe kommen als geplant?
+
Das Kontingent wird nicht hart abgeschnitten – der Agent nimmt weiter ab. Zusätzliche Gesprächsminuten werden zu dem Preis abgerechnet, der vorab im Vertrag steht. Wenn sich das Aufkommen dauerhaft ändert, passen wir das Paket an, statt Sie über Zusatzminuten abzurechnen.
Bin ich langfristig gebunden?
+
Das hängt vom vereinbarten Modell ab. Beim Telefonagenten ist eine überschaubare Laufzeit üblich, weil Einrichtung und Feinschliff am Anfang den größten Aufwand ausmachen. Die konkrete Laufzeit und die Kündigungsfrist stehen im Angebot, bevor Sie unterschreiben.
Sprechen wir über Ihre Anrufe.
Im Erstgespräch klären wir, wer bei Ihnen anruft, was danach passieren soll und ob sich der Agent für Ihren Betrieb lohnt. 30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich.
Kostenloses Erstgespräch vereinbarenHinweis zu den Beispielen. Sämtliche auf dieser Seite genannten Firmen, Adressen, Gesprächsverläufe und Beträge sind frei ausgedachte Beispiele zur Veranschaulichung. Sie stellen weder echte Kundendaten noch ein verbindliches Preisangebot dar. Angaben zum EU AI Act und zur DSGVO geben den Stand vom August 2026 wieder und ersetzen keine Rechtsberatung.